In mijn praktijk kom ik dit soort organisatorische maatregelen regelmatig tegen. Jaren geleden waren er zelfs gerenommeerde bedrijven die emailverkeer tijdens de zogeheten productieve uren (10-12 en 14-16u) niet toestonden. Ook technische maatregelen als filtering van emailverkeer of controle op inhoud werkt eenvoudigweg niet.

In mijn recente boek, Op informatiedieet, geef ik de mogelijk beste oplossing aan. We moeten mensen – opnieuw - leren hoe ze communiceren en elkaar informeren. Enkele acties die ik mijn klanten, vaak senior managers binnen bedrijven, adviseer:

- Neem meer tijd voor reflectie: voor goede besluiten heb je vaak niet meer informatie nodig. Je moet gewoon meer tijd nemen om goed te reflecteren over de informatie die je al hebt.
- Als we informatie uitzenden, denken we vooral aan onszelf. We kennen de ontvanger van onze informatie vaak onvoldoende. Met andere woorden: ken het informatieprofiel van de ontvangers van jouw boodschap.
- Train je afzender: als de afzender geen reactie krijgt, kan hij ook niet weten dat je je ergert aan zijn emails of andere informatie die hij jou toestuurde.
- Ken jezelf waar het informatie betreft. Hoe vaak heb je bijvoorbeeld de laatste tijd gesnoeid in je informatiebronnen?
- We zijn vervreemd van ons vroegere informatiegedrag. Toen kwam veel informatie van andere mensen. Nu denken we dat via het internet of de eigen IT-systemen alle wijsheid is te krijgen. Mensen praten nog steeds het liefst met mensen.
- De mens is nog steeds de beste zoekmachine. Hij voegt kennis én context toe aan informatie.
- Het kan geen kwaad eens een ‘information sabbatical’ te nemen. De meeste informatie is na een tijd automatisch overbodig geworden.

Samengevat: we besteden te weinig aandacht aan de ‘I’ van IT en vergeten vaak het menselijk aspect van informatiegebruik.

De noodzaak om bij een collega van een ander vak gebied binnen te lopen is dus sterk gereduceerd. Dit kan tot gevolg hebben dat werknemers veranderen in een soort sociale retards (op het werk dan) en dat komt de synergie voordelen van iig Deloitte niet ten goede. Alleen daarom is een (interne) emailloze vrijdag al niet zo gek. De stress component waarover in het artikel wordt gesproken hangt hier natuurlijk mee samen. Werknemers worden altijd bereikt en stellen zich zelfs tijdens weekend, vakantie en ziekte bereikbaar op. Onderzoeken genoeg die de relatie tussen stress en de overcommunicatie aantonen.

Helemaal dus niet zo’n gek idee dus. Ik vind niet dat het hier gaat om symptoom bestrijding. De nieuwe communicatiemiddelen waar we ons van zijn gaan bedienen zijn broodnodig omdat de veranderde markt dat van ons verlangt. Een maatregel die ervoor zorgt dat collega’s niet elkaars emailbox volplempen op de vrijdag resulteert hopelijk uiteindelijk in betere directe communciatie op de werkvloer.

De emailloze vrijdag speelt trouwens alleen in de VS en gaat over emailverkeer binnen de plaatselijke vestiging.